Receptionist til Aarhus Institute of Advanced Studies

Ved Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) søger vi en ny kollega, der har mod på at være den første gæster møder i huset og være med til at skabe et positivt og velfungerende miljø på en spændende, international arbejdsplads.

Opgaver og ansvar

Som receptionist på AIAS skal du løse mange forskellige opgaver. Du får fast arbejdsplads i receptionsområdet og de tilknyttede konferencefaciliteter. Du vil altså være lige der, hvor det hele foregår. Du skal kunne lide at have kontakt med mange forskellige mennesker med forskellige nationaliteter. Det er derfor også et krav, at du er god til engelsk, både i skrift og tale.

Du bliver en del af AIAS’ sekretariat, og opgaverne vil variere i løbet af året. Du skal være frisk på at løse praktiske opgaver i relation til driften af huset, såsom klargøring til møder/konferencer, kaffebrygning, oprydning og opvask, tage imod gæster, bestille varer, besvare henvendelser på mail og personligt assistere forskerne med forefaldende praktiske opgaver og meget mere. Du får ansvaret for booking af lokaler i huset, og du skal derfor være god til at holde overblik og være velstruktureret. Meget af det administrative arbejde foregår i Microsoft Office pakken, og det er derfor en fordel, at du har erfaring med at bruge programmer som Outlook og Excel.
 
Det er vigtigt, at du har et veludviklet servicegen og trives med forskelligartede opgaver i et dynamisk og internationalt miljø.

Arbejdstiden er i udgangspunktet mandag-fredag kl. 8.00-12.00. Dog forventes lidt fleksibilitet i dagligdagen, hvor arbejdstiden kan rykkes rundt, hvis der er særlige aktiviteter i huset.

Dine kompetencer

Vi leder efter en person, der:

• er imødekommende og kan sprede god energi i et internationalt hus
• er systematisk, har god ordenssans og kan jonglere flere opgaver og samtidig holde overblikket
• er serviceminded og indstillet på diverse praktiske opgaver
• kan arbejde selvstændigt og tager initiativ til at løse diverse opgaver i dagligdagen
• er udadvendt, god til at samarbejde og glad for at tale engelsk

Du vil komme til at indgå i et internationalt miljø med en masse spændende kollegaer, og du vil udover kvalifikationer til dit CV også få mulighed for at få et indblik i en unik, interessant arbejdsplads på Aarhus Universitet, hvor hver dag byder på nye oplevelser og indsigter.

Om AIAS

AIAS er et selvstændigt institut på Aarhus Universitet, der har som sin primære opgave at bidrage til udviklingen af excellent forskning og interdisciplinært samarbejde. AIAS huser omkring 35 forskere fra forskellige discipliner og fra hele verden. Forskerne er tilknyttet AIAS på fellowships (forskningsophold) i kortere eller længere perioder (maks. to år). Huset er samtidig vært for mange faglige workshops, konferencer og øvrige arrangementer for hele universitetet.

Du bliver en del af et mindre sekretariat med fem medarbejdere, tre studentermedhjælpere, en sekretariatsleder samt en direktør. Vi værdsætter det kollegiale samarbejde og en tillidsbaseret, uformel og åben dialog i sekretariatet. 

Spørgsmål til stillingen

Har du spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Lotte Holm (lho@aias.au.dk). tlf. 21342914.

Ansættelsesvilkår

Stillingen er en tidsbegrænset stilling på 20 timer pr. uge. Stillingen er tidsbegrænset til 16 måneder, og du skal kunne starte d. 1. oktober 2025 eller snarest derefter. Stillingen løber til 31. januar 2027.

Ansættelse og aflønning sker efter overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Arbejdsstedet er AIAS, Aarhus Universitet, Høegh Guldbergsgade 6b, 8000 Aarhus C.

Samtaler afholdes i uge 37 (d. 9 og 10 september).

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk