Imødekommende og servicemindet institutsekretær

Er du en imødekommende og servicemindet sekretær, så kan det være dig, vi mangler i Institut for Ecoscience ved Aarhus Universitet.
 

Forventet startdato og varighed

Der er tale om en fast stilling med start den 1. november 2025 (eller før hvis muligt).
 

Jobbeskrivelse

Ecoscience institutsekretariat løser en lang række understøttende opgaver for instituttets faglige medarbejdere. Nogle af opgaverne er lokalt forankrede, andre løses på tværs af instituttets to tjenestesteder på AU Campus Aarhus og AU Campus i Roskilde. Du vil få arbejdsplads i Roskilde og indgå både i det lokale og det tværgående arbejde.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• administrativ understøttelse af instituttets faglige medarbejdere herunder bestilling af mødeforplejning, rejseafregninger, referatskrivning, udvalgsbetjening samt arrangere seminarer, workshops og konferencer 
• journalisering og udvikling af administrative procedurer i WorkZone
• diverse administrative ad hoc-opgaver
• praktiske opgaver som opvask, vedligehold af kaffemaskiner, gaveindkøb, postforsendelser og oprydning

Din profil

Vi søger en person, der har en forholdsvis bred administrativ profil og trives i en hverdag med vekslende administrative opgaver.
  
Du har:

• en relevant administrativ uddannelse inden for kontor og administration, gerne med erfaring fra lignende stilling i offentlig administration, med udvalgsbetjening, rejseafregninger, indkøb osv.
   
• erfaring med og lyst til at arbejde i forskellige administrative it-systemer (fx RejsUd, IndFak, PURE), samt vilje til at lære nye
   
• erfaring med journaliseringssystemer – vi bruger WorkZone
   
• gode sprogkundskaber på dansk og engelsk

Du vil skulle samarbejde tæt med både kollegerne i institutsekretariatet og de forskellige faglige sektioner i instituttet og således have en bred kontaktflade af mennesker.  Det er vigtigt for os, at du er indstillet på at byde ind i fællesskabet både i forhold til opgaveløsning og det sociale fællesskab. Vi regner med, at du har en åben og imødekommende personlighed, er servicemindet, engageret, handledygtig, god til at samarbejde og parat til at møde alle opgaver som kolleger med et smil. Du er vant til at arbejde struktureret og selvstændigt, og du formår at planlægge din tid og er professionel og åben i forhold til nye arbejdsopgaver, også dem der kommer uventet.
 

Hvem vi er

I institutsekretariatet vil du få 16 dygtige og engagerede kolleger, som løser de mange forskelligartede opgaver, der ligger i driften af et universitetsinstitut og i at yde en god service for vores forskere, studerende og gæster. Sekretariatet løser en bred vifte af administrative opgaver, og du vil få en stor kontaktflade til både forskerne og administrationen.
Derudover får du også ca. 300 gode kolleger i resten af ECOS, der alle er meget engagerede. Vi er en arbejdsplads, hvor de fleste arbejder, fordi de gerne vil være med til at gøre en forskel for natur og miljø og bidrage til at løse de samfundsmæssige problemer på disse områder.

På Ecoscience vil du møde en kultur præget af stor diversitet med fokus på inklusion, hvor vi arbejder hen imod at skabe lige muligheder for alle. Du vil opleve, at vi går højt op i vores samarbejde både internt og med eksterne parter, samt at vi formår at sætte et aftryk i samfundet omkring os.
Vi er professionelle i vores tilgang til vores opgaver og arbejde, men samtidig har vi et uformelt miljø og et godt kollegaskab på kryds og tværs af fagligheder, personligheder og geografi.
 

Hvad vi tilbyder

Vi arbejder med forskning og rådgivning med fokus på natur og miljø på højeste internationale niveau og bidrager med viden til løsning af vores tids store udfordringer som globale klimaforandringer, grøn omstilling, tab af biodiversitet og fødevaretilgængelighed. Institutsekretariatet understøtter dette arbejde ved at yde support til de videnskabelige og tekniske medarbejdere.
Vi arbejder aktivt for at have et godt og inkluderende arbejdsmiljø. Instituttet ønsker at understøtte medarbejderne i en god balance i deres arbejds- og privatliv og fastholde og tiltrække en dygtig og engageret medarbejderstab, hvor frihed, kreativitet og respekt for det langsigtede perspektiv er kerneværdier.
 

Arbejdssted og ansættelsesområde

Arbejdsstedet er Frederiksborgvej 399, 4000 Roskilde, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.
 

Kontakt information

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til sekretariatsleder Helene Nyegaard Hvid, tlf. 93 52 21 35, email hn@ecos.au.dk 
 

Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår sker i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer, samt organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere, AC-overenskomsten eller anden relevant overenskomst.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

 

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk