Erfaren institutsekretær (HK) til ledelsessekretariatet på Institut for Kommunikation og Kultur

Institut for Kommunikation og Kultur (IKK) søger en fuldtids institutsekretær til vores ledelsessekretariat.

Vi søger en erfaren, serviceminded og proces- og samarbejdsorienteret sekretær med stort administrativt overblik, stærke koordineringsevner og digitale kompetencer, som kan yde kvalificeret ledelsesstøtte og bidrage til den igangværende udviklingsproces i hele sekretariatet.

Om institutledelsen og ledelsessekretariatet på IKK

Institutledelsen består af institutleder, to viceinstitutledere, sekretariatsleder og instituttets ni afdelingsledere. Ledelsessekretariatet består ud over den opslåede stilling af tre forskningskonsulenter, to uddannelseskonsulenter, to kommunikationsmedarbejdere, en institutsekretær samt to ledelsesrådgivere. Personaleledelsen varetages af instituttets sekretariatsleder. Ledelsessekretariatet yder daglig professionel ledelsesbetjening af institutleder og viceinstitutledere og står for tværgående administrative indsatser på instituttet.
 
Institutsekretariatet består af ledelsessekretariatet og fire lokale sekretariater og samarbejder derudover med de to andre institutter på Faculty of Arts, administrationscenter Arts, dekansekretariatet, administrative enheder på AU-niveau samt eksterne samarbejdspartnere.

Om stillingen som institutsekretær

Som institutsekretær skal du være serviceminded, loyal og ansvarsbevidst, være god til at skabe relationer og kunne arbejde selvstændigt samt trives i en ledelsesunderstøttende rolle, hvor der forekommer både udviklings- og driftsopgaver. Det er vigtigt, at du er en holdspiller, der trives med et tæt, forpligtende samarbejde. Du skal have lyst til at indgå konstruktivt i det samlede institutsekretariat i en stilling, der både kræver en veludviklet evne til fordybelse og samarbejde og til at koordinere mange sideløbende processer.
De væsentligste opgaver som institutsekretær er at:

• understøtte den daglige ledelse, herunder især institut- og sekretariatsleder
• bistå sekretariatslederen med processtyring og med at koordinere opgaver i sekretariatet
• styre institutleders kalender og passe institutledermailboksen i samarbejde med en af rådgiverne
• understøtte og koordinere udvalgte HR-processer i forbindelse med stillingsopslag og ansættelsesprocesser i tæt samarbejde med den anden institutsekretær
• bidrage til at udvikle og beskrive arbejdsgange og processer i sekretariatet
• være tovholder for den løbende opdatering af instituttets medarbejderportal
• stå for mødeindkaldelser og bidrage til planlægning af og opfølgning på diverse møder
• være sekretær for nogle af instituttets udvalg, herunder forberede dagsordener, tage referater og facilitere opfølgning på beslutninger
• være en af de drivende kræfter i forbindelse med udbredelse af instituttets brug af Workzone
• vedligeholde adgange til diverse administrative systemer
• ad hoc-opgaver
   

Dine primære samarbejdspartnere bliver ledelsessekretariatet og instituttets daglige ledelse, men du kommer også til at indgå i et tæt samarbejde med hele institutsekretariatet, sekretærer på de to øvrige institutter og administrationscenteret på Arts.

Vi forestiller os at du har:

• en relevant uddannelse
• administrativ erfaring – gerne fra det offentlige
• konkret erfaring med ledelsesbetjening
• udprægede kompetencer og interesse for struktur og processer
• omfattende erfaring med MS Office-pakken
• interesse og flair for at sætte dig ind i nye digitale systemer og platforme og anvende disse hensigtsmæssigt
• stærke skriftlige og mundtlige formuleringsevner på såvel dansk som engelsk

Vi ser også gerne, at du er udviklingsorienteret og omstillingsparat, åben, imødekommende og serviceminded, god til at bevare overblikket, kan arbejde meget struktureret og selvstændigt og er god til at samarbejde. Du skal kunne trives i en travl hverdag med mange forskellige opgaver, der kan variere over tid.

Det vil være en fordel, hvis du har konkret erfaring med de opgavetyper, som indgår i stillingen. Erfaring fra forsknings- og uddannelsessektoren er ikke et krav, men kan være en fordel.

Vi tilbyder:

• en stilling med selvstændig opgavevaretagelse, løbende faglig udvikling og en bred kontaktflade
• en stilling med tæt samarbejde med instituttets ledelse og kolleger i sekretariatet
• mulighed for at blive en uundværlig krumtap i sekretariatet
• gode muligheder for kompetenceudvikling

Arbejdsmiljø

Aktiv deltagelse i det daglige fællesskab og samarbejde på tværs i sekretariatet har høj prioritet, og vi lægger vægt på gode arbejdsrelationer med henblik på at opretholde og udvikle ledelsessekretariatets gode arbejdsmiljø, og derfor forventes som udgangspunkt daglig tilstedeværelse i sekretariatet.

Institut for Kommunikation og Kultur og Aarhus Universitet respekterer balancen mellem arbejdsliv og privatliv og stræber efter at skabe et arbejdsmiljø, hvor denne balance kan bevares.

Om instituttet

Institut for Kommunikation og Kultur er et af tre institutter under fakultetet Arts. Instituttet danner ramme om international forskning og uddannelser fra bachelor- til ph.d.-niveau inden for bl.a. litteraturstudier, informations- og medievidenskab, de æstetiske fag, lingvistik, kognitionsvidenskab, nordisk, vesteuropæiske sprog- og kulturfag samt international virksomhedskommunikation. Instituttet er fordelt på fire lokationer og har ni afdelinger, ca. 400 medarbejdere og 4.200 studerende fordelt på godt 50 uddannelser.
 
IKK’s strategi følger AU’s og fakultetets tredeling (uddannelse, forskning og eksternt samarbejde), og vi ser en øget sammenbinding af de tre områder som en væsentlig forudsætning for at nå nogle af vores primære mål – herunder at fastholde forskningsbaseringen af uddannelserne, øge vores kandidaters beskæftigelsesgrad samt øge omfanget af ekstern finansiering. Du kan finde relevante oplysninger om instituttet, dets forskningsprogrammer, afdelinger og forskellige aktiviteter på hjemmesiden.

Løn og ansættelsesvilkår
Der er tale om en fuldtidsstilling (37 timer om ugen).

Tiltrædelse 1. februar 2026 eller snarest herefter.

Ansøgning og kontakt
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte ledelsesrådgiver Tine Arsinevici, tine.a@cc.au.dk / 40 86 57 27 eller sekretariatsleder Tina Fredsted: tifre@cc.au.dk / 29 20 86 97.

Ansøgningsfrist: Mandag den 1. december 2025
Samtaler forventes afholdt: Torsdag den 11. december 2025
Læs mere om Institut for Kommunikation og Kultur her: www.cc.au.dk 

Løn og ansættelsesvilkår

I henhold til gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og HK STAT/OAO-fællesoverenskomsten. Indplaceringen sker efter anciennitet og konkret vurdering.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Faculty of Arts

Arts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.

Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.

Med omkring 700 videnskabelige medarbejdere, 200 ph.d.-studerende, 9.000 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.

Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk