Afdelingssekretær (HK) søges til Institut for Kultur og Samfund, Globale Studier

Vi søger en erfaren allround-sekretær, som kan arbejde selvstændigt og struktureret. Vi forventer nysgerrighed og indlevelsesevne i forhold til de videnskabelige medarbejderes kultur og arbejdsmiljø, samt åbenhed og initiativ i forhold til at tage hånd om instituttets mange danske og internationale medarbejdere og gæster.

Sekretariatet på instituttet består dels af en central enhed, der varetager administration og yder ledelsesstøtte, dels af afdelingssekretærer, der servicerer og understøtter instituttets forskere og undervisere lokalt. Den opslåede stilling er med arbejdssted i Nobelparken og er primært knyttet til Afdeling for Globale Studier og sekundært Afdeling for Filosofi og Idéhistorie, men du skal forvente også at indgå i teambaseret opgaveløsning. Du vil referere til instituttets sekretariatsleder som nærmeste leder. Vi ønsker tiltrædelse den 1. eller 15. november 2025 eller snarest herefter.

Du kommer til at yde sekretærbistand til afdelingslederen på Globale Studier samt støtte til det videnskabelige personale på afdelingen ved et udvalg af følgende små og store opgaver:

• forskningsstøtte i form af booking af rejser og ophold samt hjælp med rejseafregninger og refusion af udgifter (konteringsvejledning)
• anvisning af løn til deltidsundervisere og studentermedhjælpere
• opdatering/vedligeholdelse af hjemmesider (typo3) og elektroniske opslagstavler
•  indkøb og håndtering af efakturaer i IndFak
• fraværsregistrering
• logistik og praktisk hjælp i forbindelse med arrangementer (møder, seminarer, receptioner, personalearrangementer, ph.d.forsvar, konferencer mv.) – herunder tage referat ved udvalgte møder
• praktisk hjælp i forbindelse med mundtlig eksamen
• kontortildeling og opsyn med kopimaskiner og printere
• modtagelse af nye medarbejdere inkl. oprettelse i administrative systemer og bestilling af itudstyr m.m.

Vi forventer at du:

• arbejder struktureret og systematisk
• har gode samarbejdsevner og er serviceminded
• er velbevandret i Officepakken, redigering af web (typo3) og har generel flair for IT-systemer
• er god til at formulere dig både skriftligt og mundtligt på dansk og engelsk
• er fleksibel og indstillet på at arbejde et sted under stadig forandring
• kan trives i en travl hverdag med mange forskellige opgaver, herunder mange adhoc-opgaver.

Institutsekretariatet er organiseret i mindre teams á to afdelingssekretærer, hvor visse opgaver skal løses selvstændigt, mens andre løftes i fællesskab.

Vi tilbyder dig en arbejdsplads med engagerede og samarbejdsvillige kolleger, hvor vi sparrer med hinanden om den konkrete opgaveløsning.

Konkret erfaring fra en lignende stilling på Aarhus Universitet vil blive set som en fordel, men er ikke en forudsætning for at søge.

For yderligere information om stillingen kontakt venligst sekretariatsleder, Jesper Sølund Hansen, jesh@cas.au.dk eller tlf. 29 12 49 83.  

Stillingen er på 37 timer om ugen.

Samtaler forventes afholdt d. 22. september 2025.

Ansøgningsfrist:
Den d. 16. september 2025
 

Løn og ansættelsesvilkår

I henhold til gældende overenskomst mellem Skatteministeriet og HK STAT/OAO-fællesoverenskomsten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Faculty of Arts

Arts er et af fem hovedområder på Aarhus Universitet.

Arts bidrager til Aarhus Universitets forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelser.

Med omkring 700 videnskabelige medarbejdere, 200 ph.d.-studerende, 9.000 bachelor- og kandidatstuderende samt 1.500 studerende på efter/videreuddannelse udgør Arts et stærkt og mangfoldigt forsknings- og uddannelsesmiljø.

Arts består af Institut for Kommunikation og Kultur, Institut for Kultur og Samfund og Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse. Enhederne huser hver især stærke fagmiljøer og danner udgangspunkt for interdisciplinær forskning og uddannelse.

Fagmiljøerne og uddannelserne på Arts indgår i internationale samarbejder og har et fælles mål om at bidrage til udviklingen af viden, velfærd og kultur i interaktion med det omgivende samfund.

Læs mere på arts.au.dk

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk